Intranet stroomlijnt bedrijfsprocessen

Regiovoorzitters en adviseurs van Ondernemersklankbord op werkbezoek

Adviseurs van Ondernemersklankbord op werkbezoek

Op verzoek ontwikkelde Juna samen met het Ondernemersklankbord (OKB) een gebruiksvriendelijk intranet die medewerkers en vrijwilligers ondersteunt bij bedrijfsprocessen, waaronder de financiële stromen. Een deel van de betrokkenen werden al in een vroeg stadium meegenomen in het traject.

Bij Stichting OKB geven ervaren ondernemers vrijwillig advies aan (startende) ondernemers en bedrijven. Voor het OKB is het intranet de spil van de organisatie, het wordt onder andere gebruikt voor het bijhouden van de adviseurs, het personeel, de expertises, klanttrajecten en voor de ingaande en uitgaande geldstromen.

Voordeel intranet voor OKB

  • technische en innovatief meedenkende partij
  • volledig op maat intranet voor bedrijfsprocessen én beheer donatiestromen
  • door vroege betrokkenheid, geen wrijving bij het in gebruik nemen van het intranet

Het is erg prettig werken met de mensen van Juna. Ze zijn altijd goed benaderbaar en reageren snel op onze vragen. In het project voor het nieuwe intranet van Stichting Ondernemersklankbord hebben wij hen ervaren als zeer betrokken bij het project én bij onze organisatie!

Arjan van der Weel

ICT manager bij Stichting Ondernemersklankbord

Arjan van der Weel
Dashboard van het intranet van Ondernemersklankbord

profiel van een adviseur op het intranet van Ondernemersklankbord

Proces

De samenwerking tussen Juna en stichting OKB startte met de ontwikkeling van het intranet in 2006. In 2012, 6 jaar later, was het tijd voor een nieuw intranet. Er werd gekozen voor een nieuw systeem, een intranet die moest zorgen dat de interne processen efficiënter zouden lopen!

Ideale functie omschrijving als spil van het project
Vooraf zijn uitgebreide interviews gevoerd met verschillende mensen van het OKB. Zo zijn we tot de meest ideale functieomschrijving gekomen voor het proces dat de adviseur doormaakt. Met deze omschrijving kon het vervolg van het project door Juna worden opgezet, ontwikkeld en uitgevoerd.

In één keer goed door vroegtijdige samenwerking
Het project werd in 9 blokken opgedeeld. Vanuit het OKB zijn testers aangewezen. Zij testten en beoordeelden tussentijds het resultaat van een blok. Fouten en dergelijke werden er zo al vroeg uitgehaald en aangepast. Zodra een blok voldeed aan de vooraf vastgestelde functieomschrijving, werd het goedgekeurd en onderdeel van het nieuwe systeem. Op deze manier bleef er tijdens het proces steeds controle bij zowel de klant als bij Juna.

Door deze werkwijze verliep de uiteindelijke oplevering zeer soepel. En door de vijftien testers, een heldere handleiding en een cursus kon het systeem vlot in gebruik worden genomen.

Dit hele project heeft zich gekenmerkt door een nauwe samenwerking, vertrouwen en het bereiken van vooraf gestelde doelen (blokken).  Hierdoor werd het intranet in één keer goed opgeleverd. Het OKB was zeer tevreden.

Adviseursvriendelijke functionaliteiten

  • aan het systeem is een slimme zoekfunctie toegevoegd, waardoor de adviseur zijn gegevens makkelijk terugvindt
  • de gegevens zijn duidelijk en overzichtelijk weergegeven
  • het aanpassen van gegevens gaat eenvoudig en snel

Gebruikersvriendelijkheid

Vrijwilligers van het OKB zijn meestal ouder dan 60 jaar. Veel van hen hebben moeite met het gebruik van computers en internet. Zij gebruiken vaak nog oude webbrowsers die niet geüpdatet worden.

Voor Juna was het een mooie uitdaging om juist voor deze groep 60-plussers een zeer gebruikersvriendelijk intranet te bouwen. Dit hebben we onder andere gerealiseerd door:

  • korte formulieren met veel uitleg
  • op zoveel mogelijk plekken ruimte te bieden voor hulpteksten
  • een duidelijk lettertype en grafisch veel contrast
  • consistentie in layout en acties
  • handige zoekfunctie die een  groot deel van de navigatie vervangt.

Daarnaast zijn veel kleine subtiele zaken toegevoegd om het gebruikersgemak te vergroten. Een voorbeeld hiervan is de status van donaties. De processen voor het verwerken van donaties door de servicedesk bestaan samen uit 30 onderdelen. Dat maakt het voor de adviseur complex om op de hoogte zijn van de huidige status van het verwerkingsproces. En dat is wel nodig. Daarom zijn we met kleuren gaan werken zodat de adviseur in één oogopslag de status van een donatie ziet.

Vertel anderen